18 Mag Breviario per organizzare un evento
Buon pomeriggio e buon lunedì,
questa settimana parliamo dell’organizzazione degli eventi.
Il termine “evento” racchiude in se’ una vasta tipologia di manifestazioni che variano dalla festa di compleanno alla cena con giornalisti top, dal convegno scientifico al matrimonio, dalla fiera alla conferenza stampa.
Qualsiasi sia il momento da realizzare, l’importante è avere metodo.
Ci sono delle caratteristiche generali, da tenere sempre in considerazione.
Il messaggio
Ogni evento ha un messaggio da trasmettere. Cerchiamo di individuarlo per semplificare la scelta dei tratti principali della manifestazione come la lista degli invitati, la location, la tipologia di inviti, etc
Il budget
Fissiamo un budget da poter spendere per lo svolgimento dell’attività. Creiamo un file excel con le singole voci di spesa, con i costi preventivi e quelli reali. Manteniamo il documento aggiornato e cerchiamo di non sforare. Riserviamo una parte del nostro capitale per gli “imprevisti”…. che saranno sempre dietro l’angolo….
La lista degli invitati
Stiliamo una lista dettagliata degli invitati. Partiamo da chi “ci serve” realmente, da coloro che sono i diretti interessati al messaggio. Poi, se il budget ce lo permetterà, passiamo anche “agli amici degli amici”…. Esempio, se organizziamo un convegno medico, invitiamo in primis i medici specializzati, in un secondo momento gli specializzandi. Avere un numero, sebbene approssimativo, di presenti, ci permetterà di scegliere una location ad hoc e in linea con le risorse.
Location
La sede deve essere scelta con cura. Preferiamo un posto che sia in target con gli obiettivi sia di comunicazione sia di budget. La location è la rappresentazione del nostro messaggio. Bisogna essere in sintonia con il pubblico di riferimento. Optiamo per posti che siano comodi da raggiungere e che offrano diverse facilities. Se la decisione ricade su location “mal posizionate”, queste devono essere “sensazionali”per giustificare lo stress e le difficoltà per arrivare.
Prima dell’inizio di una manifestazione, controlliamo che sia tutto “a posto”: servizi audio video, bagni (si anche questo!), catering, etc… Dobbiamo diventare dei “maniaci del controllo”.
Timing
Calibriamo tempo e forze a disposizione. Meglio muoversi con molto anticipo rispetto alla data scelta per lo svolgimento dell’evento. Diamoci degli obiettivi temporali per ogni fase dell’organizzazione e rispettiamo le tempistiche. Anche qui, non sforiamo!
Relatori
Se l’evento prevede dei relatori, invitiamoli per tempo, scegliendo direttamente con loro l’argomento che dovranno esporre. Chiediamo sempre le esigenze degli ospiti e rispettiamole (a volte con raziocinio). Diamo dei tempi stretti per l’invio delle relazioni alla segreteria organizzativa, sapendo che non verranno quasi mai rispettati. Durante l’evento misuriamo i tempi degli speach. Niente “innamoramento del microfono”. Il massimo della durata di ogni relazione può essere di 20 minuti. L’attenzione di un uditore è al massimo 15. Ingaggiamo per un convegno/conferenza/spettacolo un buon moderatore/presentatore che sappia gestire la tempistica e l’andamento intero degli interventi.
Inviti
Una volta scelta la location, stabilita la lista degli invitati, spediamo gli inviti. Questi possono essere cartacei o elettronici. Mandiamoli in caso di grosso evento, come un convegno con più di una notte di pernotto, un tre mesi prima. In caso di conferenza almeno un mese prima. Per un vernissage quindici giorni prima, per una conferenza stampa sette giorni prima. Prevediamo un racall. Gli invitati andranno sempre richiamati per avere la conferma della loro presenza. E’ molto raro avere delle conferme spontanee.
Cibo
Anche i momenti gastronomici ci obbligano a essere sempre in target con il messaggio da comunicare. Per una conferenza della durata di poche ore decidiamo per un coffe break o un welcome coffe. Per un convegno con sessioni mattutine e pomeridiane optiamo per un light lunch. Non appesantiamo gli ospiti con degli alimenti pesanti. Nel caso di pranzi e cene a buffet prevediamo più isole e diversi camerieri. Le fila devono scorrere il più velocemente possibile e garantiamo un buon ricambio dei piatti serviti. Tutti devono poter degustare le pietanze in egual maniera. Se organizziamo un pranzo o una cena seduti, scegliamo qualcosa di originale. Meglio poche portate, ma di buona qualità. Proviamo i piatti che faremo degustare. Si devono limitare al massimo le incertezze. Se scegliamo un catering esterno, valutiamo se questo è compatibile con la struttura dove si svolgerà l’evento.Prevediamo un numero di camerieri adeguato, la gente non potrà stare seduta per lungo tempo…Indaghiamo sempre sulle intolleranze alimentari degli ospiti, per evitare delle brutte sorprese.
La comunicazione
Un evento è già di per se’ uno strumento di comunicazione, ma, a volte, è necessario promuoverlo. Per far questo dobbiamo scegliere i canali più adatti alla nostra attività: sito internet, social media marketing, comunicato stampa, newsletter, etc.
Dettagli
E’ solo la cura del dettaglio che permetterà al nostro evento di essere speciale rispetto agli altri. Analizziamo il nostro target, ascoltiamolo e colpiamolo con effetti speciali. A volte, sono le cose “semplici” quelle che ci fanno “fare bella figura”: rispettare la tempistica, far degustare pietanze di qualità, scegliere location facilmente raggiungibili e comode, regalare gadget utili (penne, segna libri).
Prevedere l’imprevedibile
Immaginiamo sempre degli scenari che non sono quelli auspicati. Se stiamo organizzando un brunch all’aperto, chiediamoci, ad esempio, “se piove, come si fa?”. Oppure nel caso in cui manchi un relatore a una conferenza, domandiamoci “posso sostituirlo e con chi?” Se in una fiera non funzionano i montacarichi, “come faccio a portare da un piano ad un altro i materiali informativi o di allestimento”?…etc., etc. Il mondo degli eventi è “pieno di insidie”, sappiate gestirle!
Pazienza
Organizzare gli eventi è molto stressante. E’ un esercizio di allenamento della pazienza. Non lasciamoci prendere dal panico, respiriamo e ragioniamo sempre con calma.
Vi posso assicurare che gli eventi sono una questione di esperienza. Più ne organizzerete e più sarete pratici nell’affrontare stress e complicazioni.
… Ma vedere un evento realizzato per il meglio, è sempre una grande soddisfazione!
Buon lavoro!
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